Jag undrar om du har tänkt på:
– Att det är genom möten som din verksamhetsmöjlighet till måluppfyllelse avgörs.
– Att era möten sätter formen för er möteskultur som i sin tur bygger er verksamhetskultur, er verksamhets varumärke.
– Att det är i möten som du sätter formen för ditt ledarskap.
Oavsett Corona eller inte, webbmöten eller inte är det kanske dags för några chefer, säljare och andra formella ledare att ”levla upp” sina möten.
Med möten menar jag möten med kunder, medarbetare och andra personer som du och din verksamhet har ett beroendeförhållande till.
Hur många timmar tillbringar du i möten varje vecka?
I vilken mån längtar du och andra till nästa?
Det finns siffror som visar att lågkvalitativa möten kostar tre gånger så mycket som sjukfrånvaron och dessutom bidrar till stress och sjukfrånvaro. Jag är säker på att kostnaden är långt högre än så.
Några ytterligare bevis för kostsamma lågkvalitetsmöten:
– Mötesledaren dominerar mötet genom att uppta större delen av mötestiden med att informera utifrån sitt eget perspektiv.
– Mötesledaren har en stressig situation före och efter mötet då denne i tid och otid överöses av outredda frågor.
– Outredda konflikter osar under ytan.
– Det som mötesledaren önskar ska hända händer inte.
– Du hör: ”Vi har inte tid med möten. Vi vill bara jobba på”.
Du kommer långt med nödvändiga formaliteter såsom syfte, att hålla tider, en agenda och mötesprotokoll med aktiviteter som checkas av. Men hävstången hittar du någon annanstans, nämligen i din attityd. Din attityd till möten, till din roll och till mötesdeltagarna.
Som mötesledare behöver du välja attityden att du själv och ingen annan ansvarar för kvaliteten. Du ansvarar för ramarna och anger tonen. Det du vill att era kunder och omvärlden säger om er verksamhet bör du, som ansvarig, ha som mål att mötesdeltagarna säger om dig och dina möten. Det går knappast att externt bidra till något som inte klaras av internt.
Syftet med alla möten borde vara att säkerställa ett fortsatt energirikt, enat samarbete med slutkunders bästa för ögonen. Ett syfte som borde kännas meningsfullt och motiverande för alla när det synliggörs. Ditt syfte är att underlätta för mötesdeltagarna att detta sker.
För syftesuppfyllelse behöver obesvarade frågor och signaler internt och från omvärlden lyftas och behandlas under mötet. Du som ledare behöver därför säkerställa ett tryggt mötesklimat där alla deltagare ges chansen att komma till tals och lyssnas på.
Och slutligen avgör din valda utvecklingsorienterade attityd som säkerställs med en förlösande utvärderingspunkt på mötesagendan: Vad gör vi bra, vad ska vi göra nytt, vad ska vi sluta med?
Möten är ett strategiskt managementverktyg som formar er verksamhets kultur, styrkan i ert varumärke.
Det du vill att kunden ska säga om er verksamhet bör du ha som mål att mötesdeltagarna säger om dig och dina möten.
Allt börjar med mötesledarens attityd, och när du ändrar den kommer också möteskvaliteten att förändras.
Här kommer en kommentar från en chef i en av våra ledarutvecklingsprogram:
”När jag ändrade min attityd blev mitt tidigare icke fungerande team plötsligt fungerande.”
Kanske är det dags att ”levla upp”?
Tidigare publicerat i Affärsstaden 10 – 2020
Karin Jonsson
Certifierad förändringsledarutvecklare
Tränar ledare i verktyg för hållbar utveckling
www.levilja.se
