Vi är några som är tillräckligt gamla för att komma ihåg hur det var förr. Dagar då det fanns rikligt med pengar i företagens kassor. Pengar som till viss del användes till personalvård. Ett sätt det användes på var resor utomlands, en så kallad konferens.

Då var dessa konferenser i många fall lika med förtäckt semester. Ett billigt sätt för företagen att samla de anställda, hyra en Boeing, flyga ner till sydliga breddgrader, dra lite information vid frukosten och sedan fri lek hela dagarna och nätterna. Komma hem med nöjd personal och sedan dra av hela kalaset i kommande deklaration.
Nu är det inte lika enkelt, det är mer uppstyrt med bestämmelser om vad som gäller för företags- och konferensresor utomlands. Vi kommer till det.
Oavsett hur lockande det skulle vara att åka utomlands med företaget all-inclusive så väljer fler och fler att stanna hemmavid. Efterfrågan på konfererande bikupor och teambuildingsaktiviteter visar inga tecken på att mattas av i Sverige. Utan snarare öka. Svenska Möten ser en ökad efterfrågan inför 2019 med 22 procent, branschorganisationen Visita spår en stillastående volym för möten och konferenser nästa år. Undersökningen Svensk Konferens och Mötesbarometer 2019, indikerar i sin tur en i stort sett oförändrad efterfrågan på 0,6 procent under 2019.
Ökningen förklarar Svenska Mötens försäljningschef Pontus Esbo så här:
– En stor del av tillväxten beror på en positiv prisutveckling, vilket vi tolkar som resultatet av ett mer affärsmässigt tänk även kring möten och konferenser.
Marianne Heidenberg, Svenska Mötens innesäljchef, vars team årligen hanterar runt 15 000 bokningsförfrågningar säger:
– Att vi lyckas ta marknadsandelar på en i övrigt stillastående marknad är oerhört roligt.

Men om man ändå vill slå på stort och ta med alla anställda till konferens på Maldiverna – så går det alldeles utmärkt. Det är dock några saker man ska ha koll på annars kan konferensen få ett trist efterspel om Skatteverket anser att den inte uppfyller kraven för att vara en avdragsgill.
Vi tar och går igenom dem.
Tina Blank,rättslig expert på Skatteverket säger så här:
– Så länge konferensen är ”på riktigt” är den avdragsgill för företaget. Svårare än så är det inte. Men man kan inte ha ett kort morgonmöte och sedan rida islandshäst hela dagen eller tro att ett program där man konfererar en dag på utlandsresan och turistar i tre ska uppfylla kravet på en konferens.
Det som menas med ”riktig” är fördelningen mellan konferens och övriga aktiviteter. En tumregel är att konferenstiden bör vara minst sex timmar per dag och under en vecka bör den effektiva konferenstiden omfatta minst 30 timmar.
Dessutom ska konferensen vara till uppenbar nytta för företagets verksamhet och inslaget av nöjen ska inte vara alltför stort i förhållande till själva konferensen.

Vid en konferensresa krävs dessutom att det finns ett detaljerat program.
Konferensen är normalt en skattefri förmån om följande villkor är uppfyllda:

  • Sammankomsten varar minst en dag och högst en vecka
  • Minst huvudsaklig del (75 %) av tiden ägnas åt arbete (6 timmar per dag)
  • Konferensen är till nytta för arbetsgivarens verksamhet
  • Måltiderna är gemensamma
  • Inslaget av nöje och rekreation är begränsat
  • Resan är obligatorisk

Om man är det minsta osäker vid planering av en konferens för företaget utomlands råder jag er att antingen kontakta Skatteverket eller något av de större bokningsbolagen som finns på marknaden. De besitter stor kompetens inom detta område vars regler kan ändras och ibland betraktas som lite luddiga.

 

TEXT: Per Gustafsson
FOTO: Christina Morillo/Ibrahim Asad