Du som drivit företag länge känner säkert igen dig i att du samlade fakturor och kvitton i pärm, bar över det till din redovisningsbyrå som sen bokförde in allt manuellt. Om du fortfarande gör på samma sätt kan du vara lugn. Du är absolut inte ensam att fortfarande göra på det viset! Men det finns effektiviseringsskäl att titta på andra lösningar och upplägg.

Att slippa hämta posten, sprätta kuvert, betala fakturan och sätta in i pärm upplever många som en befrielse då det både är tidskrävande och kanske inte de roligaste arbetsuppgifterna du som företagare har. Samtidigt finns det också miljömässiga skäl att skippa pappersfakturan. Genom att minska på pappersanvändningen och därmed transporter gör man en insats för miljön.

De allra flesta redovisningssystem som finns på marknaden finns i molnet och är skapade för att du ska kunna bli helt digital. Du kan komma åt din redovisning från kontoret, hemmet, kunden eller var du just för tillfället befinner dig. Samtidigt kan du låta din redovisningskonsult få tillgång till systemet för att kontrollera att allt blir rätt och sköta avstämningar.
För några veckor sedan var jag ute hos en kund för att digitalisera deras administration och redovisning. Företaget är ett mindre bolag som omsätter ca 7 mkr och har fem anställda. Från och med nu är deras upplägg följande:

  • Kundfakturor gör de direkt i systemet som de skickar till kunden via mail. Med integration till banken prickas sedan fakturan av som betald när kunden betalar.
  • Kvitton och utlägg fotas med telefonen och registreras i en app. Kvittot förs sedan över automatiskt till systemet där det blir bokfört samtidigt som fotot på kvitton följer med.
  • Deras leverantörer skickar fakturor direkt in i systemet där de blir granskade och bokförda. Kunden får sedan mail med information om att det kommit in nya fakturor som de ska attestera. Från systemet skickar de sedan en betalningsfil för att fakturorna ska bli betalda och även här skapar integrationen till banken en mer eller mindre automatisk avprickning av leverantörsfakturan när den är betald
  • De anställda kommer i fortsättningen att registrera sin tid i en app i telefonen. Arbetad tid, frånvaro samt eventuella traktamente och milersättning går in i lönesystemet för att vara underlag för löneutbetalning. När lönen är skapad får de anställda ett mail och kan enkelt logga in med bank id för att se sin lönespecifikation.

Kunden har dessutom ett kommunalt bolag som kund och från och med 1 april är de tvungna att skicka sina fakturor som e-fakturor. En e-faktura är en faktura som omvandlas av redovisningsprogram till digital form och sedan skickas direkt in i kundens redovisningsprogram. Att skicka en PDF-faktura eller en inskannade pappersfakturor räknas inte som en e-faktura utan fakturan måste följa en ny europeisk standard som etablerades i Sverige under 2018. Dock gäller kravet på e-faktura bara för offentliga upphandlingar som påbörjats efter att lagen trätt i kraft den 1 april.
Finns det risk att vi redovisningskonsulter blir utan arbetsuppgifter? Nej det tror jag absolut inte. Att automatisera och förenkla det löpande mer standardiserade arbetet är rätt väg att gå. Det sparar både tid och pengar som man istället kan lägga på bättre uppföljning och rådgivning för att kunna utveckla företaget i rätt riktning.
Kundfallet ovan visar att även bolag som är relativt små har både möjlighet och mycket att vinna på att digitalisera sin redovisning. Kunden i det här fallet valde att bli helt digital. Självklart behöver inte allt ske på en gång utan man kan exempelvis välja att börja med att hantera sina leverantörsfakturor digital. Så titta på din egen administration och upplägget på din bokföring.

Hur kan du bli mer digital?

 

Tidigare publicerat i Affärsstaden 04 – 2019

Stefan Åberg
City Redovisning

Stefan är Auktoriserad Redovisningskonsult genom SRF, Sveriges Redovisningskonsulters Förbund och har mångårig erfarenhet inom redovisningsbranschen. Han är delägare i City Redovisning i Linköping AB som jobbar med redovisning och rådgivning till företag och företagare i ägarledda bolag.

Stefan Åberg

Tillbaka till krönikor