Med små enkla medel kan man relativt enkelt anpassa sin bokföring för att få ut mer av siffrorna och på så sätt styra sitt företag i en positivare riktning.

Det är få av mina kunder som hoppar jämfota när man börjar prata om företagets bokföring. Många ser den som ett ”nödvändigt ont” för att uppfylla de lagar och andra regler som finns. Oftast blir det mer intressant om man istället frågar sig vad man vill ha ut av siffrorna för att kunna använda det i uppföljning och styrning av sitt företag. Nedan följer några tips på vilka anpassningar man kan göra för att få bättre koll på företagets ekonomi.

Första steget brukar vara att anpassa kontoplanen efter den verksamhet man bedriver både vad gäller intäkter och kostnader. Att till exempel skapa speciella intäktskonton för att se försäljning av olika produkter skapar förutsättningar att direkt se vad man säljer mest och minst av och hur det utvecklar sig mellan åren. Skapar man sedan motsvarande kostnadskonton för inköp av produkterna kan man se vilka produkter man tjänar mest pengar på när man kan mäta bruttovinst i både kronor och procent.

Driver man sin verksamhet i exempelvis två städer eller har två butiker kan ett alternativ vara att följa upp dessa individuellt vilket man gör genom att lägga upp två resultatenheter. Alla intäkter och kostnader kopplas till respektive enhet löpande under året. En resultatrapport kan man sen ta fram för hela företaget men också för respektive enhet där man enkelt kan jämföra intäkter, kostnader och resultat. Oftast resulterar detta i att man ser skillnader mellan enheterna och hittar besparingsmöjligheter.

Projektredovisning passar till exempelvis byggföretag där varje bygge är ett projekt. Likaså är det vanligt med projektredovisning inom konsultbranschen där ett uppdrag är ett projekt. Intäkter och kostnader kopplas till ett projekt löpande under året. Skillnaden mot resultatenheterna är att projekten kan pågå under kort eller lång tid och är inte knutna till ett specifikt år. Man kan sedan ta fram en rapport på projektet där man ser intäkter och kostnader. Att jämföra detta med ett offererat pris är givetvis extra viktigt där man får svart på vitt hur jobbet gått.

Förutom ovanstående är ett tips att inför ett nytt år upprätta en budget. Även mindre företag har all anledning att budgetera för vilka intäkter och kostnader man tror sig komma att ha under året.

Oftast är det lättast att börja med vilket resultat man vill ha i sitt företag. Här kan det skilja mycket beroende på i vilken fas företaget befinner sig i. Är företaget nystartat är kanske målet att det ska gå plus minus noll men har företaget varit verksamt i flera år är målet ett helt annat.

Utifrån det önskade resultatet lägger man sen till de kostnader företaget har för inköp av material och varor, personal och övrigt. På så sätt får man fram vilka intäkter som krävs för att få det önskade resultatet. Här är det sen viktigt att utvärdera och kritiskt granska om intäktsmålet är rimligt. Om det inte är det så finns två olika vägar att nå resultatet. Antingen dra ner på företagets kostnader eller se vilka aktiviteter man kan vidta för att öka intäkterna. Kanske måste man då budgetera för ökade kostnader för marknadsföring eller att man kanske måste öka priset på sina varor eller tjänster. Det är klokt att bryta ner intäkterna i exempelvis antal sålda produkter, antal timmar eller försäljning per månad vilket blir ytterligare en möjlighet att säkerställa att det är rimligt. Budgeten ska löpande jämföras med de intäkter och kostnader man har vilket skapar möjlighet att omgående vidta åtgärder om man ser att intäkter eller kostnader inte följer det som är budgeterat.

Tänk dock på att alla anpassningar och tillägg som görs i bokföringen ska göras för din egen skull för att du ska kunna följa upp verksamheten på ett bra sätt. Lagar och regler sätter lägsta nivån på vad du måste göra men med små anpassningar får du ut mer information vilket skapar förutsättningar för att få bättre beslutsunderlag och att företaget når sina mål.

 

Tidigare publicerat i Affärsstaden 09 – 2019

Stefan Åberg
City Redovisning

Stefan är Auktoriserad Redovisningskonsult genom SRF, Sveriges Redovisningskonsulters Förbund och har mångårig erfarenhet inom redovisningsbranschen. Han är delägare i City Redovisning i Linköping AB som jobbar med redovisning och rådgivning till företag och företagare i ägarledda bolag.

Stefan Åberg

Tillbaka till krönikor