Tänk om, tänk nytt

Tänk om, tänk nytt

Ska man se något positivt med pandemin är det erfarenheten att tänka i nya banor utanför boxen och ställa om.
Som att genomföra konferenser och möten utomhus – i kombination med exempelvis vandring.
-Hjärnan jobbar dessutom bättre i friska luften och med naturen nära, framhåller Therése Eklöf, Näringslivs- och turistchef på Söderköpings kommun.

Sedan covid-19 slog till på allvar i Sverige under mars månad är det många företag som fått tänka om och tänka nytt.

Digitala möten har väl aldrig varit så viktiga och inte minst vanliga som det här året. Vanan och kunskapen kring digitala möten har utvecklats tio gånger snabbare på grund av virusets framfart.

Therése Eklöf tror att det är ett arbetssätt som kommit för att stanna, även då viruset lagt sig.

-Jag vet att många har märkt hur mycket tid det sparar att inte behöva resa någonstans och hittat ett effektivare sätt att mötas, som också är väldigt positivt för miljön. Samtidigt får det fysiska mötet en än större betydelse, det är i sådana här tider vi märker hur viktig den mänskliga kontakten är, menar hon. Man kan ana att många företag kommer prioritera hårdare vilka möten som ska genomföras fysiskt i framtiden. Och här gäller det att vi i branschen inspirerar kring möjligheter för fysiska möten som inte innebär smittorisk.

Redan innan pandemin kände Therese till flera företag som valde att lägga arbetsmöten utomhus – gärna i form av promenadmöten. Och det lär säkerligen bli än mer vanligt framöver.

-Det finns många fördelar att komma ut från kontoret eller andra lokaler, inte bara för att undvika eventuell smittspridning som det här året. Det är ju bevisat att hjärnan jobbar mycket bättre med motion och frisk luft.

Intresset för naturupplevelser har exploderat den här våren – och är en perfekt kombination med ett möte eller konferens.

-Man kan vandra, cykla, paddla kajak eller något annat tillsammans och det behöver inte vara så avancerat. Finns inte tiden eller möjligheten går det ju att ta mindre promenader på en stadsnära plats, säger hon och fortsätter:

-En viktig ingrediens kan ju vara att man tar med sig mat som beställs från ett kafé eller en restaurang och äter den utomhus. Mat förenar ju och den gemensamma upplevelsen förstärks ytterligare. Samtidigt gynnas även det lokala näringslivet. I de fallen fungerar det ju ypperligt att anlita en konferensarrangör – i stället för att använda deras lokaler beställer man mat att få levererad till ett visst ställe och kanske någon form av aktivitet.

Det finns ju en del utmaningar i naturen – som hur man löser det med bildskärmar och liknande?

-Enklast är väl att ta med en portabel whiteboard, ett staffli med affischer att skriva på eller att skriva ut lappar med presentationen. Man kanske inte alltid måste ha en Power Point på 20 sidor, utan kan tänka lite utanför boxen. Är det viktigt med en bildskärm finns det ju sådana som klarar dagsljus, men de kostar en del och man måste ju lösa det med elen också.

-Ibland kan det vara positivt att frångå sina vanor och skapa möjligheter till nya samtal genom nya miljöer och grupperingar. Sedan kanske man inte i första hand väljer att förlägga ett ekonomimöte där man ska gå igenom och ändra siffror i Excel utomhus.

Upplever du att företagen i närområdet varit bra på att ställa om efter den rådande situationen?

-Ja, generellt sett har många varit fantastiskt kreativa – även om det naturligtvis varit mer begränsat för vissa. Just det här med digitala möten har varit en större omställning för en del, men nu har det ju verkligen varit viktigt att lära sig hur dessa fungerar – och det har alla nytta av i framtiden, menar Therése Eklöf.

 

Theréses tips när ni planerar möten och konferenser utomhus

  • Gör det enkelt! Anpassa rutt och upplägg efter mötets deltagare. Östergötland har oändligt många naturreservat och leder med hög tillgänglighet som passar de flesta. Använd naturkartan.se för att botanisera bland dem.
  • Lokal mat förgyller upplevelsen. Svettiga, hemmabredda mackor är inte så charmigt på ett möte. De flesta av våra lokala restauratörer löser kreativt paketering av mat som ni antingen bär med er själva eller som de levererar till platsen.
  • Vindskydd är underskattade. Välj en plats med vindskydd, ett perfekt tak för en eventuell skärm eller whiteboard. Eller ta med ett tyg/tält att spänna upp som tak.
  • Resan är målet! Se inte tiden för att ta er till mötesplatsen som bortslösad. Inled mötet innan ni ger er iväg och fördela ut uppdrag eller ämnen som grupper ska diskutera längs vägen.
  • Aktivera mera! Inkludera någon typ av aktivitet. På många möten finns naturligtvis inte utrymme för timmar av aktiviteter – men en lite frågesport, en kort naturorientering eller en prova-på aktivitet uppskattas garanterat.

 

Text: Joakim Löwing