Människan har genom urminnes tider sparat idéer, uppslag, skrivelser eller upplevelser genom att bland andra bevara dem på sten, på trä, på papper eller i böcker och tidningar. Numera använder man sig smidigast av digitala arkiv, eller e-arkiv som det också kallas. Ordet e-arkiv innefattar inte bara att man ska arkivera sina handlingar digitalt, utan även den expertis som krävs för att anpassa datan till nya lagar, regler och standarder – men även hanteringen av själva arkivet. Det ska också vara möjligt att lätt ta fram den information man behöver och möjlighet att ändra för att informationen ska vara ajour.

Alla dokument lyder under olika lagar som till exempel GDPR, bokföringslagen eller andra lagar beroende på vilket dokument det handlar om. Även tiden man är skyldig att spara olika handlingar kan skilja väsentligt beroende på dokumentets art. Om man väljer att gå från ett traditionellt analogt arkiv bestående av mängder av papper och pärmar till ett digitalt e-arkiv bör man anlita en seriös aktör som hjälper till från början till start. Det är också bra om man kan få support och hjälp ifall det uppstår några frågetecken.

Smidigt och säkert

Det finns många fördelar med att digitalisera sina arkiv och de främsta är att man snabbt och enkelt ska kunna söka på den information man efterfrågar och att den är lättillgänglig och kan nås från din dator, din mobiltelefon eller surfplatta. En annan fördel är att använda sig av ett e-arkiv är att du inte behöver bläddra bland originalhandlingarna och därmed slita på dessa – men också att de digitala dokumenten kan ersätta originalen ifall det inte finns några lagar som säger något annat.

Framtidens arkiv

I en värld där dokument och informationsdelning ständigt ökar bör man tänka på hur mycket det tär på miljön att ha all information på papper för att sedan arkivera den under ett visst antal år. Detta tar även stor plats i utrymmen som man kanske hade kunnat använda till något bättre eller något vinstgivande istället. Att ha ett e-arkiv tar ingen plats och är mer miljövänligt än det traditionella arkivet.

Det är många företag som insett fördelarna med att arkivera digitalt och fler och fler börjar avveckla sina gamla arkiv med en smidigare lösning. Detta gäller inte bara stora företag, utan det är även fördelaktigt för lite mindre företag. Men även många privatpersoner har fått upp ögonen för hur smidigt det kan vara att spara på minnen i form av foton eller papper och skrivelser man vill bevara.